Intégration d'un logiciel de gestion globale :

La réussite du développement et de l’intégration de l’outil informatique implique d’une part, que la conduite du projet et la conception du projet ne doivent faire qu’un. Et d’autre part que si l’attention légitime est de porter tous les efforts sur l’outil informatique lui-même, il est nécessaire d’inclure son ergonomie et ses objectifs sans négliger l’aspect humain, avec ses craintes, ses résistances, son niveau de maîtrise et son implication.

Ces deux paramètres sont invariables et indissociables lors de l’implémentation d’une solution de gestion et de communication au sein de l’entreprise.

Il convient donc d’établir le paysage technique et humain de l’entreprise, pour pouvoir conduire le projet à sa réussite.

Pour ce faire, il ne faut pas confondre marketing / communication et gestion des ressources humaines / cohésion d’équipe ...

Les objectifs sont différents :
Si l’on communique sur un projet, il s’agit de porter à la connaissance des intéressés une information.
Dans la gestion d’un projet d’implémentation d’une solution informatique, il s’agit de démystifier le concept, d’organiser les idées et les préjugés, de rassurer et de valoriser les points forts d’un tel outil vis-à-vis des métiers et des profils rencontrés.

Les principaux outils de cette démarche pour le pilotage d'une implémentation de logiciel de gestion informatisée sont les suivants :

Optimisation des procédures de communication :
Identifier les émetteurs et les récepteurs ainsi que la cible, les médias, la fréquence et les objets de cette communication.

Qualification des produits :
Représente la réponse reconnue comme nécessaire de la fonction informatique appliquée au système opérationnel de l'organisation. Les produits doivent être simples mais exhaustifs et exprimés en termes utilisateurs.

Organigramme organisationnel des fonctions :
Les objectifs, les produits et services étant fixés, le dispositif optimal de fonctionnement est précisé dans une définition des processus, des rôles, des responsabilités et des modes de fonctionnement tels que groupes de travail ou comités de pilotage.

Conduite du changement :
Les systèmes organisationnels peuvent être complexes et parfois, insidieusement compliqués. Pour les maîtriser et les simplifier, il faut utiliser le pouvoir de l'intelligence collective. L’objectif est d’obtenir la force de la connaissance pratique des employés du bas de la " pyramide " dont la participation à une recherche systématique d'améliorations est suscitée. Il convient donc faire une pré étude en repérant quelles pourraient être les causes de résistance au changement sur le plan collectif, individuel, structurel et conjoncturel et aussi d’identifier les points d’appui que peuvent être par exemple le management, l’organisation ou la culture de l’entreprise. Il s'agit dans les faits d'offrir aux acteurs la possibilité de s’exprimer, d'apporter leurs idées, de faire part de leurs craintes et de contribuer aux choix des solutions techniques. Le projet doit être participatif. C’est le point d'entrée d'une dynamique d'implication, d'adhésion et de succès des acteurs dans un processus de changement.